Neun goldene Regeln für einen optimalen Start ins digitale Geschäft

Moderne digitale Technologien ermöglichen es, bestehende Geschäftsmodelle zu verändern und neue zu schaffen. Dazu gehört auch die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen, die den Zugang zu Dokumenten, ihre Sicherheit und ihre Verwaltung erleichtern. Letzteres wiederum macht die Wirtschaft effizienter, wettbewerbsfähiger und trägt zu einer breiteren sozialen und wirtschaftlichen Entwicklung bei. Aber wie und wo soll man anfangen? Wir haben für Sie neun goldene Regeln für einen optimalen Start ins digitale Geschäft zusammengefasst.

Die Republik Slowenien hat ein übergreifendes strategisches Dokument für die Entwicklung und Digitalisierung der Gesellschaft erstellt – die Strategie für das digitale Slowenien. Die Strategie sieht Maßnahmen vor, mit denen die wichtigsten Entwicklungslücken geschlossen werden sollen, um die Entwicklung der digitalen Transformation in allen Bereichen zu beschleunigen, die Wettbewerbsfähigkeit des Landes und der IKT-Industrie zu steigern, die Gesellschaft im Allgemeinen zu digitalisieren, die digitale Infrastruktur zu entwickeln und aufzubauen, die Cybersicherheit zu verbessern und die Entwicklung einer integrativen Informationsgesellschaft zu fördern.

Trotz der vielen Vorteile des digitalen Geschäfts wissen Unternehmen oft nicht, wo, wie oder mit wem sie anfangen sollen. Welcher Prozess soll durch die Digitalisierung zuerst automatisiert werden? Wie haben andere begonnen, dies zu tun? Was sind ihre „Best Practices“?

  1. Identifizieren Sie die Geschäftsprozess.e, die Sie mit einem Dokumentensystem optimieren und automatisieren wollen. Welche Prozesse sind repetitiv und zeitaufwendig? Wenn Sie in Ihrem Unternehmen noch keine Geschäftsprozesse automatisiert haben, wählen Sie eine Abteilung aus, die Sie digitalisieren möchten. Achten Sie auch bei der Auswahl eines DMS (Document Management Solution) darauf, dass Sie ein Dokumentensystem wählen, das es Ihnen ermöglicht, alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens zu digitalisieren und gemeinsam mit Ihrem Unternehmen zu erweitern.
  2. Beachten Sie das Verhältnis von Kosteneinsparungen durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen einerseits und die Auswirkungen der Digitalisierung auf Ihre Mitarbeiter, Kollegen, Partner und Kunden andererseits. Wichtig ist hierbei, auf Veränderungen in allen Segmenten einzugehen bzw. diese zu berücksichtigen. Denken Sie daran, dass „Gewohnheit eine Zwangsjacke“ und  der Mensch ein Gewohnheitstier ist, sodass Veränderung nicht für alle Menschen die „einzige Konstante“ im modernen Lebensstil darstellt.
  3. Diskutieren Sie mit Ihren Kollegen, die an Ihrem Geschäftsprozess beteiligt sind, was sie an dem Prozess am schwierigsten finden und was ihre Arbeit einfacher und hilfreicher machen würde. Organisieren Sie ein Arbeitstreffen, analysieren Sie die Vorschläge und beginnen Sie mit der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse durch ein Dokumentensystem. Wenn Sie sich nicht sicher sind, können Sie immer mit einer Testversion beginnen.
  4. Nachdem Sie entschieden haben, welcher Geschäftsprozess zuerst automatisiert werden soll, analysieren Sie den Dokumenten-Workflow Wie gelangen diese Dokumente und Daten in den Prozess: per Post, E-Mail, Telefonanruf oder in elektronischer Form. Die Faustregel für ein Dokumentensystem lautet vor allem: jetzt und sofort, d.h. schnell auffindbar und sofort im nächsten Schritt oder in verwandten Geschäftsprozessen einsetzbar.
  5. Beurteilen Sie, wo und warum sich der Prozess aufgrund großer Zeitlücken verzögert und was die größten Verzögerungen Dies kann auch der Teil des Prozesses sein, in dem die meisten menschlichen Fehler auftreten, sodass es aus Gründen der Fehlervermeidung  sinnvoll wäre, ihn zu automatisieren.
  6. Ermitteln Sie, wie Sie automatisierte Geschäftsprozesse mit anderen betrieblichen Informationssystemen (ERP) verbinden können, um einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung Ihres Unternehmens zu gehen, sich wiederholende Eingaben zu vermeiden und einen schnellen Dokumentenfluss zwischen den Systemen zu aktivieren.
  7. Das Testen ist einer der wichtigsten Schritte vor der Fertigstellung eines optimierten, automatisierten und digitalisierten Geschäftsprozesses.
  8. Bleiben Sie nicht bei einem Prozess stehen, denn Sie werden bald feststellen, dass Sie durch die Digitalisierung Ihres Unternehmens und die Automatisierung von Prozessen dasselbe mit anderen Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen tun können. Suchen Sie auch weiterhin nach Verbesserungsvorschlägen, wenn die Geschäftsprozesse automatisiert sind.
  9. Denken Sie daran, dass wir die Experten sind, die Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie sich in einer Sackgasse befinden oder nicht wissen, wo und wie Sie anfangen sollen.

 

Wir von Reisswolf d.o.o. freuen uns darauf, Ihnen bei der Umstellung von analog auf digital zu helfen. Der Schlüssel zum gesamten Projekt liegt in der Auswahl des richtigen Anbieters von Dokumentensystemen, der Sie und Ihr Unternehmen versteht und Sie bei der Verbesserung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen kann.

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