Devet zlatih pravil za optimalen začetek digitalnega poslovanja

Republika Slovenija je za razvoj in digitalizacijo družbe pripravila krovni strateški dokument razvoja informacijske družbe – Strategijo Digitalna Slovenija. V strategiji predvideva ukrepe za odpravo največjih razvojnih vrzeli za hitrejši razvoj digitalne preobrazbe na vseh področjih, večjo konkurenčnost države in IKT-industrije, splošno digitalizacijo družbe, razvoj in gradnjo digitalne infrastrukture, izboljšanje kibernetske varnosti in spodbujanje razvoja vključujoče informacijske družbe.

Kljub temu da digitalno poslovanje prinaša številne prednosti, podjetja pogosto ne vedo, kje, kako in s kom začeti. Kateri proces z digitalizacijo najprej avtomatizirati? Kako so to začeli drugi? Kakšne so njihove dobre prakse?

1. Prepoznajte poslovne procese, ki jih želite optimizirati in avtomatizirati s pomočjo dokumentnega sistema. Kateri so tisti procesi, ki se ponavljajo in vam vzamejo veliko časa? Če v vašem podjetju v tem trenutku nimate avtomatiziranega nobenega poslovnega procesa, izberite oddelek, s katerim boste začeli digitalizacijo. Prav tako bodite pozorni pri izbiri dokumentnega sistema DMS (Document Management Solution). Izberete dokumentni sistem, s katerim boste lahko digitalizirali vse poslovne procese v podjetju in ga nadgrajevali skupaj z vašim podjetjem.
2. Ocenite stroškovni prihranek z avtomatizacijo poslovnega procesa in vpliv, ki ga bo imelo na vaše zaposlene, sodelavce, partnerje in vaše stranke. Zato je toliko bolj pomembno, da se lotite sprememb na vseh segmentih oz. jih ne pozabite upoštevati. Pri tem ne pozabite pregovora, da je »navada železna srajca« in da so ljudje bitja navad, zato spremembe niso »edina stalnica« sodobnega načina življenja pri vseh ljudeh.
3. S sodelavci, ki so vpleteni v vaš poslovni proces, se pogovorite, kaj jim v procesu predstavlja največjo težavo in kaj bi jim najbolj olajšalo in pomagalo pri delu. Organizirajte delovni sestanek, analizirajte predloge in začnite avtomatizirati poslovne procese s pomočjo dokumentnega sistema. Morda za začetek s testno verzijo.
4. Po sprejetju odločitve, kateri poslovni proces bo najprej avtomatiziran, dobro analizirajte potek dokumentov. Kako ti dokumenti in podatki pridejo v proces: preko fizične pošte, elektronske pošte, telefonskega klica ali elektronskega obrazca. Pravilo dokumentnega sistema je predvsem zdaj in takoj, torej, da se hitro najde in takoj uporabi v naslednjem koraku ali povezanih poslovnih procesih.
5. Ocenite, kje se proces podaljša zaradi dolge časovne vrzeli in pride do največjih zamud ter ugotovite, zakaj prihaja do tega. Morda je to tudi del procesa, kjer se pojavlja največ človeških napak in bi ga bilo zaradi razloga odprave napak smiselno avtomatizirati.
6. Prepoznajte, kako lahko avtomatizirane poslovne procese povežete z ostalimi poslovno-informacijskimi sistemi (ERP), in s tem naredite korak dlje k dodatnemu digitaliziranju poslovanja, se znebite ponavljajočih se vnosov in aktivirate hiter pretok dokumentov med sistemi.
7. Testiranje je eden ključnih korakov pred zaključkom optimiziranega, avtomatiziranega in digitaliziranega poslovnega procesa.
8. Nikar se ne ustavite pri enem procesu, saj boste kmalu ugotovili, da z digitalizacijo poslovanja in avtomatiziranjem procesov to lahko storite še z ostalimi poslovnimi procesi v podjetju in iščite predloge za izboljšavo tudi, ko so poslovni procesi avtomatizirani.
9. Ne pozabite, da smo vam strokovnjaki na razpolago v vsakem trenutku, ko se znajdete v slepi ulici ali ko ne veste, kje in kako začeti.

V Reisswolf d.o.o. se veselimo vašega prestopa iz analognega na digitalno. Ključno pri celotnem projektu je izbrati pravega ponudnika dokumentnega sistema, ki bo razumel vas in vašo dejavnost ter vas znal usmerjati k izboljšavi vaših poslovnih procesov.