Greš v korak s časom ali pa te ni – digitalizacija je nujna

Izmenjava dokumentov preko nezavarovane e-pošte, pojav številnih različic dokumentov, težave pri potrjevanju in podpisovanju dokumentov. Prav te težave odpravlja digitalizacija dokumentov in pisarne kot prvi korak na poti digitalne preobrazbe.

Prednosti in koristi digitalne pisarne

Prednosti so vsekakor boljša sledljivost in dostopnost informacij, lažje in hitrejše upravljanje dokumentov, večja urejenost in preglednost poslovanja, večja varnost dokumentov in informacij, zakonska skladnost poslovanja, ki jo velikokrat spregledamo, ter bistveno manjša možnost napak. Iz teh prednosti izhajajo neposredne poslovne koristi digitalne pisarne: prihranek časa zaradi avtomatizacije opravil in manj napak, večja učinkovitost in pravočasne odločitve, manjša poslovna tveganja zaradi varnosti informacij in skladnosti poslovanja.

Vztrajati pri papirju namesto digitalizirati poslovanje v večji meri je pogosto le odraz strahu pred neznanim, ujetost v stare navade in vzorce razmišljanja in delovanja. Tradicionalen način poslovanja, ki je desetletja prinašal dobre poslovne rezultate, se v današnji konstantni poslovni turbulenci ne izkaže več. Zakaj torej ne bi stopili iz cone udobja in si odprli možnosti za napredek? Z uvedbo brezpapirnega poslovanja, digitalno pisarno in ostalimi koraki digitalizacije investiramo v svojo prihodnost, v svoje zaposlene in v svoje uporabnike. In prvi rezultati digitalizacije bodo vidni hitro.

Rezultati, ki jih opazimo

Prihranki se kažejo na različnih ravneh, tako na zmanjšanju stroškov, povezanih z rokovanjem s papirno dokumentacijo, kot so tiskanje, pošiljanje po klasični poti, do prihrankov povezanih z zamudnim in včasih tudi zahtevnim upravljanjem te dokumentacije. Zaradi bistvenega skrajšanja časa upravljanja z digitalnimi dokumenti, se lahko zaposleni ukvarjajo z aktivnostmi, ki prinašajo vrednost podjetju, hkrati pa zaradi sledljivosti in stalne dostopnosti dokumentov v digitalnih orodjih bistveno zmanjšujemo poslovna tveganja in tveganja v povezavi z varovanjem informacij.

A razumeti moramo, da zgolj digitalizacija procesov in postopkov, kot smo jih uporabljali v papirnem svetu, ne bo dovolj. Ravnanje, ki je bilo smiselno ali edino možno v svetu papirnih dokumentov, lahko v digitalnem svetu praviloma zapeljemo drugače, bolj prijazno do uporabnikov in bolj učinkovito z vidika uspešnega poslovanja. Pravi potencial bomo tako dosegli šele, ko bomo svoje poslovne procese prilagodili novi digitalni stvarnosti.

Trajnostni vidik

Če pomislimo, da poraba papirja v pisarnah predstavlja kar dobro četrtino vse porabe papirja na svetu, s prehodom na digitalno poslovanje naredimo tudi nekaj za okolje. Postanemo del rešitve za zmanjševanje količine porabljenega papirja, namesto da smo del problema, ko skoraj polovica dokumentov v papirni obliki ob koncu dneva konča v smeteh. Digitalno poslovanje je bolj čisto, bolj zeleno in bolj (stroškovno) učinkovito. In zakaj bi odlašali s tem korakom, ko so na voljo tehnološke rešitve, kot je Mikrocop InDoc EDGE, ki omogočajo, da lahko – tudi na daljavo – delamo bolj učinkovito in hkrati odgovorno do okolja.

 

Ne pozabimo na podporo

Ko stopamo po poti digitalizacije in premišljeno načrtujemo svoje aktivnosti in korake, ne smemo pozabiti na to, da je digitalizacija poslovanja sprememba. Sprememba za vse zaposlene, ki vpliva na organizacijsko kulturo. Pravilni pristop, tj. spodbujanje kulture razmišljanja o digitalizaciji kot orodju za razvoj, je ključen za uspešno digitalno poslovanje. Spremembe moramo upravljati sistematično in jim posvečati dovolj pozornosti. Pri vpeljavi brezpapirnega poslovanja priporočamo partnerstvo z zanesljivim ponudnikom, ki vam lahko strokovno svetuje in nudi celovito podporo pri digitalizaciji poslovanja. Kultura in strategija morata ves čas delovati z roko v roki – kultura podpira izvajanje strategije na poti do uspeha, povsem enako velja pri digitalizaciji poslovanja.

Avtor: Anton Gazvoda, Mikrocop d.o.o.