Šest korakov do digitalne zbornice
Digitalizacija je s prihodom pandemije COVID-19 postala nepogrešljivi del vsake organizacije. Z danes na jutri smo delo v pisarnah zamenjali za delo z domačih štirih sten. Pri Slovensko-nemški gospodarski zbornici, kjer smo se digitalizacije delovnih procesov lotili leta 2018, je selitev potekala brez večjih zapletov. Svojo izkušnjo in koristi, ki smo jih pridobili, želimo deliti z vami v šestih korakih.
Zaradi vedno hitrejšega delovnega ritma, vedno večjega števila poslovnih partnerjev, in s tem tudi dokumentov, smo se začeli srečevati s prostorsko stisko – tako fizičnega kot na strežniku. Težave so nastajale zaradi nepreglednosti, naraščal je administrativni vložek in s tem so delovniki postajali daljši. Da bi se temu izognili, smo se leta 2018 lotili digitalizacije delovnih procesov. Postopek smo za vas povzeli v naslednjih šestih korakih:
Prvi korak: popis procesov
Prvi korak je zajemal popis vseh procesov. Le ta je terjal precej časa, saj imajo podjetja ne glede na svojo velikost dokaj podobno število procesov.
Drugi korak: analiza
V drugem koraku smo popisane procese analizirali in začeli z njihovo optimizacijo v obliki iskanja digitalnih rešitev.
Tretji korak: iskanje ponudnikov
Po zaključku iskanja možnih rešitev je sledil tretji korak, in sicer iskanje morebitnih ponudnikov poslovnih storitev oziroma samostojno raziskovanje.
Četrti korak: usklajevanje
Četrti korak je prinesel številne sestanke, usklajevanje želja in ponudb ter postavljanje časovnice. Ta je izrednega pomena, saj vseh procesov ne gre optimizirati čez noč, še manj pa, da bi jih izvedli vse hkrati. Procese smo razvrstili glede na nujnost oziroma odvisnost enega od drugega ter nato skočili v digitalni svet.
Peti korak: uvajanje sprememb
V sklopu predzadnjega, petega koraka, smo:
- začeli z uporabo orodij Office365,
- dokumente prestavili s fizičnega strežnika v oblak,
- uvedli varno tiskanje ter vsem zaposlenim omogočili uporabo prenosnih računalnikov,
- uvedli registracijo delovnega časa s pomočjo čitalcev, spleta in mobilnih telefonov,
- poenostavili vodenje ur, oddajanje vlog in pripravo ter oddajo potnih nalogov,
- v oblak preselili tudi CRM-sistem.
V prihodnosti želimo uvesti še nekatere novosti, vendar moramo pri tem poleg vseh dejavnikov upoštevati tudi zakonske omejitve, na katere pa pri idejni zasnovi ne pomislimo vedno.
Šesti korak: analiza rezultatov
Novi načini in pristopi so se predvsem pri delu od doma v času pandemije COVID-19 izkazali kot zelo pozitivni, saj smo z danes na jutri svoje pisarne preselili v svoje domove in tako nemoteno opravljali svoje delo. Izpad, ki bi ga doživeli z nezmožnostjo opravljanja dela v tem času, bi bil bistveno večji, kot je ocenjen vložek v digitalizacijo, prav tako pa smo z digitalizacijo procesov bistveno zmanjšali administrativne stroške, stroške tiskanja ter zopet pridobili čas za strokovno delo.
Ena izmed poglavitnih prednosti digitalizacije je nedvomno izboljšanje fleksibilnosti, ki nam omogoča ne le lažje opravljanje svojega dela, temveč tudi pripomore k lažjemu usklajevanju med delom in svojim prostim časom ter družino.
Avtorica: Tadeja Srša